Dokumenty pracownicze

business-440956__340Pozycje oznaczone gwiazdką – są to dokumenty, które obowiązkowo powinny się znaleźć w aktach osobowych pracownika, pozostałe tylko mogą, ale nie muszą. Trzeba jednak podkreślić, że dla prawidłowego określenia np. wymiaru urlopu pracownika potrzebne są dla osoby zajmującej się kadrami dokumenty potwierdzające rodzaj ukończonej szkoły oraz poprzednie zatrudnienie ( w okresie innym niż rok zatrudnienia w nowej firmie).  W części B gromadzimy:  * umowy o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę, * pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami (regulamin pracy, wynagradzania, informacja dla pracownika) oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, * oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach, * dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (czyli w skrócie odpowiedzialność materialna pracownika),   * dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, * oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, * dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, * pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, * dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186-7 Kodeksu pracy (Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu.

Zobowiązania pracodawcy

building-279425__340Każdy pracodawca, który zatrudnia choć jednego pracownika zobowiązany jest do założenia i prowadzenia akt osobowych pracownika. Przepisy prawa wskazują, które dokumenty obowiązkowo muszą się znaleźć w tych aktach, a które tylko mogą, ale nie muszą. Przepisy wskazują wyraźnie, jakich danych i jakich dokumentów można żądać od osoby zatrudnianej czy już zatrudnionej.  Każdy pracodawca, który zatrudnia choć jednego pracownika zobowiązany jest do założenia i prowadzenia akt osobowych pracownika. Przepisy prawa wskazują, które dokumenty obowiązkowo muszą się znaleźć w tych aktach, a które tylko mogą, ale nie muszą. Oznacza to także, że pracodawca nie ma dowolności w żądaniu od pracownika dokumentów czy danych. Przepisy wskazują wyraźnie, jakich danych i jakich dokumentów można żądać od osoby zatrudnianej czy już zatrudnionej.  Zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – akta osobowe pracownika składają się z trzech części:  * A – gdzie gromadzimy dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie; * B – to dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika; * C – gdzie zbieramy dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.  Wyżej wymienione rozporządzenie wskazuje również jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach. I tak:  W części A powinny się znaleźć:  * wypełniony kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie *, * świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia ( głównie dla celów ustalenia uprawnień pracowniczych, np wymiaru urlopu pracowniczego), lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie*, * dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy*, * świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego*, * orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku*, * inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów*, * dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe osoby zatrudnianej, * świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, * dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.