Komórki i struktury organizacyjne

office-663180__340Komórką organizacyjną ZUS wspomagającą dyrektora oddziału jest w oddziale – Wydział Realizacji Dochodów (z naczelnikiem wydziału na czele), zaś w inspektoracie – komórka realizacji dochodów w randze wydziału bądź samodzielnego referatu (w obu przypadkach na czele stoi kierownik). Zdarza się, że komórka egzekucyjna wchodzi, jako referat dochodzenia należności bądź referat realizacji dochodów, w skład Wydziału Rozliczeń Kont Płatników Składek i Ubezpieczonych, przy czym tenże wydział zajmuje się m.in. ustalaniem sald na kontach, monitorowaniem terminowego wpływu składek na konta, wydawaniem zaświadczeń o niezaleganiu, wysyłaniem upomnień i wystawianiem tytułów wykonawczych. W praktyce reprezentuje on wewnątrz struktury terenowej jednostki organizacyjnej ZUS interesy Zakładu jako wierzyciela.  Wracając do kompetencji Wydziału Realizacji Dochodów w ZUS, należy wskazać iż, w jego ramach wyznaczono następujące stanowiska (nazwy te mogą się różnić się w TJO; dotyczy to również zadań) m.in. ds.: 1) egzekucji (prowadzenie czynności egzekucyjnych), 2) spornych (zarzuty i opracowywanie odpowiedzi na skargi na czynności organu egzekucyjnego), 3) ulg i umorzeń (raty, odroczenie terminu płatności należności i umorzenie), 4) zabezpieczeń (hipoteki przymusowe, zastawy skarbowe, wnioski o założenie księgi wieczystej dla nieruchomości dłużnika, zgłaszanie wierzytelności), 5) sankcji (opłaty dodatkowe, wnioski o ukaranie karą grzywny do 5000 zł, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa z zakresu ubezpieczeń społecznych, określonych przepisami Kodeksu karnego, tj. art. 218, art. 219 oraz art. 284, wnioski do sądu rejestrowego o dokonanie wpisu w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych, przenoszenie odpowiedzialności za powstałe należności z tytułu składek na tzw. osoby trzecie, tj. zobowiązani i osoby/podmioty wymienione w art. 107-119 Ordynacji podatkowej w zakresie ustalonym w art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), 7) upadłości (wnioski o ogłoszenie upadłości dłużnika do sądu upadłościowego, wnioski o pozbawienie prawa prowadzenia działalności gospodarczej lub pełnienia określonej funkcji).  W przypadku, gdy jedna z ww. spraw będzie dotyczyła danego przedsiębiorcy, najlepiej w pierwszej kolejności (np. w razie pytań na jakim etapie jest sprawa) kontaktować się z pracownikiem jednego z przytoczonych stanowisk, z kolei w przypadku podjęcia próby negocjacji – z naczelnikiem bądź kierownikiem wydziału czy referatu; w ostateczności z zastępcą dyrektora oddziału ds. dochodów, a następnie dyrektorem oddziału.  Zdaję sobie sprawę, że powyższy opis może być za „sielankowy”, jednakże wiem z doświadczenia, że namolność (a jakże!!!) i rzeczowość płatników prowadziła ich do sukcesu. Najgorsza w tej sytuacji jest bierność, a w przypadku „trafienia” przez ZUS – agresja wobec pracowników.

Wnioski pracownika

drawing-453006__340Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika. * orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, * umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy, * wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), * wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy, * korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy, * kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna, * informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.  W części C umieszczamy:  * oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, * dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy), * kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, * potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego), * umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, * orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.  WAŻNE!  Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Jedyne oryginalne dokumenty w aktach to w zasadzie 1 egzemplarz umowy o pracę, badania lekarskie (są wystawiane przez lekarza w 2 egzemplarzach) i świadectwo pracy.   Z własnej praktyki:  * w przypadku odejścia pracownika – jego ewidencję czasu pracy za przepracowany okres dołączam do części C – w przypadku kontroli osób zwolnionych, nie muszę szukać dokumentacji, bo wszystko mam w jednym miejscu. * w przypadku mniejszych firm (2-5 pracowników) ewidencję czasu pracy – jeśli pracownik nadal pracuje – aby dokumentacja kadrowa nie była rozdrobniona na kilka segregatorów, dołączam do części B. * do części B dołączam także formularz PIT-2 oraz wniosek o zwiększone koszty przychodu, * jeśli firma zatrudnia kierowców (wymagana jest wtedy dodatkowa dokumentacja kierowcy) – ich dokumentację (np. w koszulce) dołączam do części B.